Surabaya, Krisanonline.com – Krisanis, Virtual team yang tadinya hanya milik perusahaan, kampus, sekolah, dan instansi-instansi besar dengan berbagai cabang di beberapa lokasi saat ini sudah menjadi milik kita semua. Keterbatasan jumlah tatap muka yang kita hadapi mengharuskan kita banyak berkomunikasi dengan menggunakan teknologi.

Begitu banyak teknologi yang dapat digunakan untuk dapat berkomunikasi secara virtual, namun kita juga perlu memahami kapan kita sebaiknya menggunakan email, kapan menggunakan telepon, kapan menggunakan instant message atau kapan menggunakan video conference seperti zoom meeting atau bahkan kapan sebaiknya kita tetap harus melakukan komunikasi face to face.

Jika kita salah dalam memilih media, maka komunikasi yang seharusnya memperlancar koordinasi, bisa jadi memperburuk kondisi. Dalam piramida komunikasi, komunikasi tertulis (email, instant message) merupakan media komunikasi yang kurang intim, selanjutnya adalah komunikasi lisan tanpa tatap muka (telepon), dan yang lebih intim adalah komunikasi lisan dengan tatap muka (video conference/telepresence).

Pemilihan media komunikasi harus diselaraskan dengan tujuan dari komunikasi yang akan kita lakukan. Begini tipsnya:

  1. Jika kita hanya ingin menyampaikan ide atau update informasi saja (one way), maka kita cukup memilih media email atau instant message.
  2. Jika kita bertujuan untuk menjelaskan sesuatu atau mendapat penjelasan yang lebih jelas tentang sesuatu, maka kita dapat menggunakan telepon.
  3. Jika kita bertujuan untuk memecahkan masalah, mendiskusikan ide-ide atau membuat keputusan kolektif, maka sebaiknya gunakan media yang lebih intim seperti video conference/telepresence.
  4. Jika tujuan kita adalah membangun hubungan, negosiasi, atau menyelesaikan konflik maka sebaiknya gunakan media komunikasi yang paling intim yaitu tatap muka secara langsung, namun jika tidak memungkinkan untuk dilakukan, maka pilihlah media yang paling mirip yaitu video conference.

Semua anggota tim perlu menyepakati aturan-aturan dasar dalam berkomunikasi. Jika semua anggota menyampaikan sudut pandang mereka sejak awal dan menyepakatinya sebagai ground rules bersama, maka pemahaman anggota antara satu dan yang lain akan semakin baik. Jangan hanya berharap dipahami, pahami juga orang lain, dengan begitu komunikasi menjadi lebih berarti.

(Penulis: Pratiwi, M.M., CAC, ATP, Ketua Departemen Human Capital Management PPM Manajemen)

 

*Artikel dengan pengeditan redaksi.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here